Komunikasi yang profesional, kooperatif, dan terstruktur saat berhadapan dengan tim pemeriksa perlakuan pajak digital sangat menentukan kelancaran proses pemeriksaan serta mencegah terjadinya kesalahpahaman yang berujung pada koreksi fiskal.

Prinsip Utama Bersikap dan Berkomunikasi

• Profesional dan Kooperatif, Tanpa Sikap Defensif Berlebihan

  • Sambut tim pemeriksa dengan sopan dan terbuka. Pemeriksaan pajak adalah prosedur administratif standar pengujian kepatuhan, bukan tindakan penyidikan pidana.

  • Hindari menunjukkan sikap panik, konfrontatif, atau terlalu curiga, karena hal tersebut justru dapat menimbulkan presumsi negatif dari tim pemeriksa.

• Berkomunikasi Searah Melalui Single Point of Contact (SPOC)

  • Seluruh komunikasi formal, wawancara, dan penyerahan dokumen wajib dipusatkan melalui satu penanggung jawab (misalnya Tax Manager atau Jasa Pajak yang diberi kuasa).

  • Instruksikan staf operasional atau keuangan lainnya untuk tidak memberikan jawaban atau asumsi pribadi jika disapa atau ditanya secara informal oleh pemeriksa tanpa didampingi SPOC.

• Berikan Jawaban Berdasarkan Data dan Fakta, Bukan Asumsi

  • Jawablah pertanyaan pemeriksa secara ringkas, jelas, dan relevan dengan apa yang ditanyakan.

  • Apabila terdapat pertanyaan yang membutuhkan klarifikasi angka atau bukti teknis yang belum siap, jangan memberikan tebakan. Sampaikan secara santun: “Pertanyaan ini akan kami cek kembali di sistem/buku besar dan jawabannya akan kami serahkan secara tertulis beserta bukti pendukungnya.”

• Gunakan Komunikasi Tertulis untuk Setiap Penyerahan Dokumen

  • Selalu buat Tanda Terima Dokumen (Berita Acara Pinjam Meminjam Dokumen) yang ditandatangani oleh kedua belah pihak setiap kali menyerahkan berkas fisik maupun data elektronik.

  • Hal ini penting sebagai bukti sah bahwa Anda telah mematuhi batas waktu peminjaman dokumen sesuai aturan perpajakan yang berlaku.

• Fokus pada Argumentasi Dasar Hukum dan Substansi Transaksi (Substance Over Form)

  • Saat berdiskusi mengenai beda penafsiran atau potensi koreksi, kemukakan argumentasi yang dilandasi peraturan perundang-undangan perpajakan (UU, PP, PMK, atau PER-DJP) yang berlaku pada tahun pajak bersangkutan.

  • Jelaskan pula latar belakang bisnis (business purpose) dan substansi ekonomi di balik suatu transaksi, bukan hanya alur pencatatan akuntansinya.

Hal yang Wajib Diingat Selama Proses Diskusi

1. Jaga Kerahasiaan Informasi yang Tidak Relevan: Berikan dokumen dan data sesuai dengan cakupan (scope) jenis pajak dan masa pajak yang tercantum dalam SP2. Jangan memberikan dokumen di luar periode atau jenis pajak yang diteliti kecuali diminta secara resmi.

2. Hindari Komunikasi Informal Mengenai Pemenuhan Kewajiban: Pastikan seluruh komitmen, kesepakatan, atau klarifikasi dituangkan dalam Berita Acara resmi (seperti Berita Acara Wawancara atau Berita Acara Hasil Pemeriksaan) agar memiliki kekuatan hukum yang sah.